Tertib Arsip, Tertib Administrasi: Bawaslu Tapin Ikuti Sosialisasi Kearsipan Bersama ANRI

Bawaslu Kabupaten Tapin mengikuti kegiatan “Sosialisasi Pengelolaan Arsip Inaktif dan Pemusnahan Arsip Sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di Lingkungan Bawaslu Provinsi Kalimantan Selatan” yang dilaksanakan secara daring melalui Zoom Meeting pada Rabu (29/07/2026). Kegiatan tersebut diikuti oleh Kepala/Koordinator sekretariat beserta staf pengelola arsip dari Bawaslu Kabupaten/Kota se-Kalimantan Selatan.

Kegiatan ini diselenggarakan sebagai upaya untuk meningkatkan pemahaman seluruh jajaran Bawaslu terkait tata kelola arsip yang tertib, akuntabel, dan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam kegiatan tersebut, materi disampaikan oleh Iwan Setiawan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Dalam pemaparannya, Iwan Setiawan menjelaskan berbagai aspek penting mengenai tata cara, prosedur regulatif, serta mekanisme pengelolaan arsip di lingkungan Bawaslu, mulai dari tingkat pusat, provinsi, hingga kabupaten/kota. Seluruh proses pengelolaan arsip mengacu pada pedoman dan peraturan yang telah ditetapkan oleh Bawaslu serta pemerintah.

“Kearsipan bukan sekadar kegiatan menyimpan dokumen, tetapi merupakan bagian penting dari upaya menjaga akuntabilitas, transparansi, dan memori kolektif lembaga. Oleh karena itu, setiap tahapan pengelolaan arsip harus dilaksanakan secara tertib, sistematis, dan sesuai dengan regulasi yang berlaku,” ujarnya.

Beberapa poin utama yang disampaikan dalam sosialisasi tersebut meliputi pentingnya pengelolaan arsip secara tertib sejak awal penciptaan dokumen. Setiap dokumen yang dibuat maupun diterima oleh unit pengolah wajib diregistrasikan sesuai dengan tata naskah dinas serta menggunakan kode klasifikasi arsip resmi Bawaslu.

Selain itu, pemindahan arsip inaktif dari “central file” ke “record center” harus dilakukan secara berjenjang dengan tetap mempertahankan prinsip asal-usul dan aturan asli. Sementara itu, proses pemusnahan arsip dilakukan secara ketat melalui tahapan verifikasi, persetujuan resmi, serta berpedoman pada ketentuan ANRI dan Peraturan Bawaslu Nomor 14 Tahun 2020.

Arsip yang memiliki nilai historis dan berkaitan dengan pertanggungjawaban lembaga akan diserahkan kepada lembaga kearsipan sebagai sumber informasi, referensi, serta bahan penelitian pada masa mendatang. Seluruh dokumen pendukung, mulai dari keputusan, persetujuan, hingga berita acara penyusutan, juga wajib disimpan sebagai bukti pertanggungjawaban hukum lembaga.

Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten Tapin, Rahmadi, menegaskan bahwa pengelolaan arsip yang baik merupakan salah satu fondasi utama dalam mendukung pelayanan informasi publik yang lebih efektif dan transparan.

“Arsip bukan hanya kumpulan dokumen, melainkan rekam jejak perjalanan lembaga yang harus dijaga, dikelola, dan dimanfaatkan secara optimal. Dengan pengelolaan arsip yang baik, Bawaslu dapat menghadirkan pelayanan informasi yang lebih cepat, akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan,” ujarnya.

Melalui kegiatan ini, Bawaslu Kabupaten Tapin berkomitmen untuk terus memperkuat tata kelola administrasi dan kearsipan guna mewujudkan pelayanan publik yang profesional, modern, serta berorientasi pada keterbukaan informasi.